Die Aufzeichnungen dienen als Nachweis, dass ein Gesundheitsschaden bei einer versicherten Tätigkeit eingetreten ist. Die Eintragung hat unabhängig von der vermeintlichen Schwere der Verletzung zu erfolgen. Zu dokumentieren sind:
Die Aufzeichnungen sind nach der letzten Eintragung noch mindestens 5 Jahre aufzubewahren. Da in ihnen personenbezogene Daten enthalten sind, dürfen sie Unbefugten nicht zugänglich gemacht werden.
Bei Arbeitsunfällen werden die Kosten der Behandlungs- und Rehabilitationsmaßnahmen von den Berufsgenossenschaften/Unfallkassen übernommen. Bei Unfällen, die eine Arbeitsunfähigkeit von mehr als 3 Tagen zur Folge haben, müssen diese durch eine Unfallanzeige der für den Betrieb zuständigen Berufsgenossenschaft angezeigt werden. Die Unfallanzeige dient der Dokumentation, dass der Unfall bei einer versicherten Tätigkeit geschah. Bei Unfällen oder kleineren Verletzungen, die zunächst keinen Arbeitsausfall, oder weniger als 3 Ausfalltage, zur Folge haben, fehlt dieser Nachweis. Treten durch eine scheinbar kleine Verletzung Spätfolgen auf, kann durch die Eintragung im Verbandbuch der Nachweis erbracht werden, dass es sich um einen Arbeitsunfall handelt. Fehlt die Dokumentation, und können auch keine Zeugen gefunden werden, kann die Berufsgenossenschaft die Kostenübernahme verweigern.