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Datum: Kategorie(n): Versicherungsschutz · Mitgliedschaft UKH · Landesbetriebe · Kommunale Betriebe · Unternehmen · Drucken

Der digitale Lohnnachweis: Neues Meldeverfahren in der Unfallversicherung

Die beitragspflichtigen Mitglieder der UKH melden ihre Bemessungsgrundlagen zur Berechnung des Jahresbeitrags regelmäßig über das Mitgliederportal der UKH. Aufgrund gesetzlicher Änderungen wird jetzt ein neues, für alle Unternehmen verbindliches, Meldeverfahren eingeführt, der sogenannte „digitale Lohnnachweis“. Der Aufbau eines zentralen Registers, genannt „Stammdatendienst“, ist der erste Schritt in dieses neue Verfahren. Betroffen hiervon sind ausnahmslos alle beitragspflichtigen Mitglieder der UKH.

Die Mitgliedsbetriebe der Unfallkasse Hessen erhalten im November wichtige Post von uns: Das Schreiben enthält die Zugangsdaten für den neuen „digitalen Lohnnachweis“, mit dem die Arbeitgeber zukünftig die Beitragsbemessungsgrundlagen zur Unfallversicherung für versicherte Beschäftigte melden müssen. Mit unserem Beitrag informieren wir Sie rechtzeitig über die Hintergründe des neuen Meldeverfahrens und den künftigen Verfahrensablauf zur Meldung der Beitragsbemessungsgrundlagen.

Hintergrund

Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Beschäftigten gegen Arbeitsunfälle und Berufskrankheiten sind Krankheiten, die sich ein Arbeitnehmer durch seine berufliche Tätigkeit zuzieht und die entweder in der Berufskrankheiten-Verordnung verzeichnet oder die nach neuen medizinischen Erkenntnissen durch den Beruf verursacht sind.
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Berufskrankheiten
bei der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse zu versichern. Den Beitrag berechnen die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung anhand unterschiedlicher Daten, die der Arbeitgeber meldet.

Auch wenn in unserem Zuständigkeitsbereich der Beitrag für Beschäftigte nicht nach Lohnsummen berechnet wird, müssen zukünftig alle Arbeitgeber – auch die Mitglieder der UKH – die Bemessungsgrundlagen über das neue Meldeverfahren übermitteln. Der neue digitale Lohnnachweis ist die Grundlage für die Berechnung des Beitrags in der gesamten gesetzlichen Unfallversicherung. Rechtsgrundlage für das neue Verfahren ist das 5. SGB IV-Änderungsgesetz, das der Deutsche Bundestag Ende 2014 verabschiedet hat. Es erweitert das DEÜV-Meldeverfahren zur Sozialversicherung.

Mitglieder der UKH nutzten bisher ein Online-Formular im UKH-Mitgliederportal. Künftig können die Arbeitgeber die Bemessungsgrundlagen für den Beitrag zur Unfallversicherung für ihre Beschäftigten direkt aus ihren Lohnabrechnungsprogrammen heraus erstellen und verschicken. Das verringert den Aufwand und das Risiko, Fehler bei der Datenübertragung zu machen.

Soweit Beiträge für weitere Personengruppen erhoben werden und hierfür Meldungen der Unternehmen erforderlich sind (zum Beispiel die Anzahl der Kita-Plätze in den Kommunen), bleibt es bei der Meldung über das UKH-Mitgliederportal.

Datenabgleich wird notwendig – der Stammdatendienst

Bevor der erste digitale Lohnnachweis ausgefüllt wird, müssen alle Unternehmer in ihrem Entgeltabrechnungsprogramm einen sogenannten Stammdatenabgleich durchführen. Das ist der erste Schritt zum neuen digitalen Lohnnachweis. Mithilfe des Stammdatendienstes führt der Unternehmer einen automatisierten Abgleich mit der bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) errichteten Stammdatendatei durch. Die darin gespeicherten Unternehmensdaten enthalten insbesondere auch die für die Meldezeiträume gültigen Veranlagungsdaten (Beitragsgruppen). Hierdurch wird sichergestellt, dass in den beim Unternehmen geführten Entgeltabrechnungsdaten nur richtige UV-Stammdaten gespeichert sind und Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und zutreffenden Bemessungsgrundlagen übermittelt werden.

Der Abruf basiert auf dem Entgeltabrechnungsprogramm, das im Unternehmen verwendet wird; er muss aktiv durch den Nutzer angestoßen werden. Diese Möglichkeit besteht ab 1. Dezember 2016.

Hierfür sind folgende Zugangsdaten erforderlich

  • Betriebsnummer der Unfallkasse Hessen (BBNRUV)
  • Mitgliedsnummer
  • PIN

Die entsprechenden Zugangsdaten werden wir allen beitragspflichtigen Mitgliedern im November 2016 schriftlich mitteilen. Wenn Steuerberater oder andere Dienstleister mit der Meldung beauftragt sind, sollten die Zugangsdaten an diese weitergeleitet werden.

Falls kein Entgeltabrechnungsprogramm genutzt wird, ist für die Abgabe der Meldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe, zum Beispiel sv.net, zu verwenden. In diesem Fall werden die Stammdaten automatisch unmittelbar vor der Abgabe des Lohnnachweises abgerufen.

Parallelverfahren für die Beitragsjahre 2016 und 2017

Um eine ausreichende Erprobung des neuen elektronischen Lohnnachweisverfahrens zu ermöglichen und um auch zukünftig eine richtige und transparente Beitragsberechnung sicherzustellen, ist es unumgänglich, für die Meldejahre 2016 und 2017 das neue Verfahren parallel zu dem bisherigen Verfahren durchzuführen. Deshalb sind in dieser Zeit sowohl die herkömmliche Meldung der Beitragsbemessungsgrundlagen (Anzahl der Vollzeitbeschäftigten zum Stichtag) über das UKH-Mitgliederportal, als auch der neue elektronische Lohnnachweis zu übermitteln. Nach einem zweijährigen Übergangszeitraum wird ab 1.1.2019 nur noch der digitale Lohnnachweis zu erstatten sein.

Wir begleiten Sie auf dem Weg zum digitalen Lohnnachweis

Das neue Verfahren ist eine große Herausforderung für alle Beteiligten. Um Ihnen den Umstieg so einfach wie möglich zu gestalten, werden wir Sie in der zweijährigen Übergangsphase und darüber hinaus mit regelmäßigen Informationen versorgen und umfassend über die aktuellen Entwicklungen unterrichten.

Ausführliches Informationsmaterial, rechtliche Hintergründe und Informationen über den Verfahrensablauf stellen wir auf der UKH Homepage und im Mitgliederportal zur Verfügung. Regelmäßige Beiträge in unserem Magazin inform und im Newsletter der UKH unterrichten Sie stets über den aktuellen Sachstand im Umsetzungsprojekt.

Auch wenn ein neues Meldeverfahren eingeführt wird, können Sie sich darauf verlassen, dass dies keine wesentlichen Auswirkungen auf die Beitragsberechnung der UKH haben wird. Das Beitragssystem der UKH bleibt auch in Zukunft nachvollziehbar, gerecht und transparent.

 

inform Ausgabe 3/2016

Aus der "Beitragsbemessungsgrundlage" wird der "digitale Lohnnachweis".

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Autor/Interviewer: Alex Pistauer (069 29972-300) , E-Mail: a.pistauer@ukh.de